Jika Anda seorang pemilik atau pengelola toko, Anda sudah tahu persis betapa pentingnya memiliki database yang tepat. Dari inventaris dan pengiriman ke karyawan dan pelanggan, Anda tahu bahwa hari yang lambat pun melibatkan banyak pemeliharaan data. Pertanyaan sebenarnya adalah database seperti apa yang Anda butuhkan? Mudah-mudahan, Anda belum mencoba menyimpan informasi ini di Microsoft Excel atau aplikasi spreadsheet serupa. Jika sudah, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk memulai dengan basis data dasar, seperti Microsoft Access, sehingga Anda dapat dengan mudah mentransfer data ke basis data.
Jenis dan ukuran toko yang Anda jalankan membuat perbedaan besar dalam database seperti apa yang paling masuk akal. Jika toko Anda didirikan secara berkala di pasar petani, maka Anda memiliki kebutuhan yang sangat berbeda dari toko batu bata dan mortir. Jika Anda menjual makanan, Anda perlu melacak tanggal kedaluwarsa sebagai bagian dari inventaris. Jika toko ritel Anda online, maka Anda harus melacak biaya, pengiriman, dan meninjau informasi. Namun, ada beberapa kesamaan yang dimiliki semua toko, seperti inventaris dan arus kas. Untuk membantu Anda menentukan database terbaik untuk kebutuhan spesifik Anda, berikut adalah beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan.
Informasi untuk Dilacak di Basis Data
Menjalankan toko ritel memerlukan pelacakan banyak aspek yang berbeda. Anda tidak hanya harus mengawasi inventaris, tetapi Anda juga harus memastikan bahwa Anda memiliki cukup cara untuk menampilkan barang (seperti tempat sampah, gantungan, stan, dan kasing), persediaan untuk menunjukkan harga barang, tagihan, informasi penjualan, dan informasi klien. Ada banyak hal yang harus dilacak, dan database membuat pengelolaan toko Anda jauh lebih mudah.
Toko online bisa jadi sulit dikelola karena ada begitu banyak hal yang harus Anda lacak, seperti pengiriman. Basis data membuatnya jauh lebih mudah untuk menangani semua aspek yang berbeda ini tanpa harus selalu merujuk ke klien atau riwayat penjualan Anda. Anda bahkan dapat mengekspor informasi, seperti laporan, dan mengunggahnya ke dalam database Anda sehingga Anda tidak perlu menghadapi masalah entri manual.
Memutuskan Apakah Akan Membeli atau Membangun
Apakah Anda harus membeli atau membangun database adalah pertanyaan besar, dan itu sepenuhnya bergantung pada ukuran bisnis Anda dan ke mana Anda ingin membawanya. Jika Anda baru memulai dan Anda memiliki waktu luang (tetapi jumlah uang tunai yang sangat terbatas), membangun database Anda sendiri adalah cara yang bagus untuk membuatnya spesifik untuk kebutuhan unik Anda. Ini terutama benar jika Anda baru memulai toko online. Jika Anda memulai database tepat sebelum membuka toko ritel online Anda, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang inventaris dan titik awal Anda. Ini adalah data yang luar biasa agar dapat diakses dengan mudah saat musim pajak dan ini membantu Anda tetap di atas inventaris Anda, serta data klien.
Jika Anda memiliki bisnis yang lebih besar, terutama seperti waralaba, membeli database akan bekerja lebih baik untuk Anda. Ini akan membantu Anda melalui semua hal yang mungkin Anda lupakan. Kemungkinan besar, Anda tidak akan punya waktu untuk membuat dan mengelola database, jadi yang terbaik adalah menutupi semua basisnya. Anda selalu dapat membuat modifikasi sendiri saat melakukannya.
Menemukan Program Database yang Tepat
Jika Anda memutuskan untuk membeli program database, Anda akan perlu menghabiskan banyak waktu untuk meneliti pilihan yang berbeda. Ada berbagai jenis toko ritel, dan pasar basis data menyesuaikan dengan kebutuhan unik dari berbagai jenis tersebut. Jika Anda bekerja dengan produk dan bahan makanan, Anda jelas membutuhkan sesuatu yang membantu Anda melacak barang yang mudah rusak. Jika Anda memiliki toko perhiasan, Anda harus dapat melacak asuransi untuk barang-barang berharga. Untuk toko yang memiliki kehadiran online dan fasilitas batu bata dan mortir, Anda pasti membutuhkan sesuatu yang mencakup banyak sudut berbeda untuk inventaris, biaya, pajak, dan aspek administrasi bisnis Anda. Jika Anda menjual barang tertentu, Anda perlu mengetahuinya sejak dini agar Anda dapat segera menandainya terjual habis untuk bagian toko online.
Sebelum Anda mulai, pikirkan semua yang perlu Anda lacak, lalu pastikan bahwa database yang Anda pertimbangkan memiliki item tersebut seminimal mungkin. Ada banyak database di pasaran, jadi Anda harus bisa mendapatkan semua yang Anda butuhkan dengan harga yang sangat wajar.
Membuat Database Anda Sendiri
Jika Anda berencana untuk membuat database Anda sendiri, Anda perlu menentukan program apa yang ingin Anda gunakan. Microsoft Access cenderung menjadi program masuk karena kuat dan relatif murah. Anda dapat mengimpor dan mengekspor data dari software Microsoft lainnya (yang sangat membantu jika Anda telah melacak informasi di Excel). Anda juga dapat memuat email, surat penjualan, dan dokumentasi lainnya (baik dari Word maupun Outlook) ke dalam database dan menjadikannya template. Access memiliki keuntungan tambahan karena memiliki sejumlah besar template dan file gratis sehingga Anda tidak harus memulai sepenuhnya dari awal. Anda dapat mengambil template gratis, lalu melakukan modifikasi yang diperlukan sehingga database Anda menyertakan semua yang Anda perlukan.
Pentingnya Pemeliharaan
Tidak peduli bagaimana Anda memperoleh basis data, Anda harus memeliharanya agar basis data tetap berguna bagi Anda. Jika Anda tidak mengikuti hal-hal seperti inventaris, alamat, perubahan tagihan, atau total penjualan, database hanya akan menjadi perlengkapan lain tanpa tujuan. Pikirkan data Anda dengan cara yang sama seperti Anda memikirkan pembukuan Anda. Jika Anda tidak mengikuti semua transaksi dan perubahan, itu akan membuat Anda mendapat masalah. Anda tidak harus memiliki orang IT untuk mengelolanya di awal, meskipun ini bisa sangat membantu. Namun, semakin besar toko Anda, semakin banyak waktu yang Anda perlukan untuk memelihara dan mengelola data Anda.
