Pastikan dokumen Anda dapat diakses oleh mereka yang memiliki pembaca layar. Berikut cara menggunakan pemeriksa aksesibilitas Microsoft Office.
Saat Anda menggunakan aplikasi Office Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook, apakah menurut Anda tentang aksesibilitas? Misalnya, bagaimana jika Anda berbagi dokumen dengan seseorang yang menggunakan pembaca layar? Apakah Anda mengambil langkah ekstra untuk memastikan dokumen Anda dapat diakses?
Jika ini adalah sesuatu yang belum Anda lakukan tetapi ingin atau bahkan perlu memulai, Anda akan senang mengetahui ada fitur untuk membantu Anda. Di sini, kami akan menunjukkan cara memeriksa masalah aksesibilitas di aplikasi Microsoft Office agar dokumen Anda selalu dapat diakses oleh orang lain.
Tentang Pemeriksa Aksesibilitas Office
Fitur Periksa Aksesibilitas tersedia di aplikasi Office di Windows dan Mac dan berfungsi sama secara keseluruhan. Untuk tujuan tutorial ini, kami akan tetap menggunakan satu aplikasi dan platform, Microsoft Word di Windows. Namun Anda dapat menerapkan langkah dan prinsip yang sama dengan aplikasi lain dan di Mac.
Anda dapat menggunakan fitur Periksa Aksesibilitas saat mengerjakan dokumen atau saat menyelesaikannya. Ada pengaturan praktis yang akan kami tunjukkan di bawah yang akan memungkinkan fitur untuk terus memeriksa dokumen saat Anda mengerjakannya. Jadi Anda terlindungi.
Sekarang jika Anda siap untuk mulai memeriksa dokumen Anda untuk aksesibilitas, mari mulai!
Gunakan Fitur Periksa Aksesibilitas
Saat Anda ingin memeriksa dokumen Anda, pilih tab Review dan klik tombol Check Accessibility pada toolbar. Di Mac, pilih Alat > Periksa Aksesibilitas dari bar menu.
Setelah inspektur selesai, sidebar akan ditampilkan di sebelah kanan dengan hasilnya. Jika tidak ada masalah yang ditemukan, Anda akan melihat pesan tersebut. Tetapi jika inspektur menemukan kesalahan, itu akan muncul tepat di bagian atas sidebar.
Hasil dan Penyesuaian untuk Aksesibilitas
Apa yang baik tentang fitur ini adalah tidak hanya memberi tahu Anda apa yang salah. Ini memberi Anda detail tentang mengapa Anda harus memperbaikinya, cara memperbaikinya, dan cara mudah untuk melakukan penyesuaian. Begini cara kerjanya.
Saat Anda menerima hasilnya, Anda akan melihat hal-hal seperti Kesalahan dan Peringatan serta jumlah item yang berlaku. Klik kesalahan atau peringatan untuk meluaskannya dan melihat setiap item.
Anda kemudian dapat memilih item dalam daftar untuk melompat langsung ke item tersebut di dokumen Anda. Namun pertama-tama, Anda juga akan melihat detail bermanfaat di bawah Informasi Tambahan di bagian bawah sidebar. Ini termasuk Mengapa Perbaiki? dan Langkah- Langkah Untuk Memperbaikinya . Jadi jika Anda mempertanyakan mengapa item tersebut dianggap error, jangan heran lagi!
Jika Anda ingin mengikuti langkah-langkah yang ditunjukkan untuk memperbaiki kesalahan, Anda bisa melakukannya, tetapi ada cara yang lebih mudah. Klik kotak drop-down di samping item dalam daftar hasil. Lalu pilih salah satu dari Tindakan yang Disarankan . Ini sebuah contoh.
Kami memiliki dua gambar di dokumen kami tanpa teks alternatif. Jika kita mengklik kotak drop-down di sebelah Gambar 1, kita bisa memilih Add a description . Saat kotak muncul, kami menambahkan deskripsi kami, itu diterapkan pada gambar, dan kesalahan diperbaiki.
Anda mungkin melihat tindakan lain yang dapat Anda lakukan juga. Misalnya, kita dapat memilih Sarankan deskripsi untuk saya . Alat akan membuat teks alternatif, menerapkannya ke gambar, dan kesalahan diperbaiki. Anda kemudian dapat memverifikasi deskripsi itu untuk akurasi.
Saat bekerja dengan gambar, Anda memiliki satu opsi lagi yang dapat Anda pilih yaitu Tandai sebagai Dekoratif . Jika gambar dalam dokumen Anda tidak bermakna, misalnya, mungkin gambar itu hanya tipuan untuk mempercantik dokumen Anda. Anda dapat memilih Tandai sebagai Dekorasi dan alat akan menanganinya dan menghapus kesalahan.
Meskipun gambar adalah beberapa penyebab terbesar dengan pemeriksa aksesibilitas, Anda mungkin melihat segala macam masalah. Pada contoh di bawah, ini adalah objek yang kami gunakan untuk daftar periksa kami. Sekali lagi, periksa Mengapa Perbaiki? bagian alasan lalu klik daftar drop-down di samping item untuk mengambil tindakan dan memperbaikinya.
Biarkan Pemeriksa Aksesibilitas Tetap Berjalan
Seperti disebutkan sebelumnya, Anda dapat menggunakan fitur Periksa Aksesibilitas selama proses pembuatan dokumen. Dengan inspektur terbuka di sidebar, lihat di bawah daftar hasil. Kemudian, centang kotak Tetap jalankan pemeriksa aksesibilitas saat saya bekerja .
Ini memberi Anda cara mudah untuk membuat penyesuaian aksesibilitas pada saat yang sama Anda menambahkan gambar di Word, lembar di Excel, objek di PowerPoint, atau item lainnya.
Manfaatkan Pemeriksa Aksesibilitas Microsoft Office
Mereka yang menggunakan pembaca layar akan sangat menghargai Anda meluangkan waktu untuk membuat dokumen Microsoft Office Anda dapat diakses. Hanya perlu beberapa menit dan karena Anda memiliki cara cepat dan mudah untuk memperbaiki masalah, itu sangat berharga.
Punya teman, anggota keluarga, atau rekan kerja yang bisa membantu? Lihat daftar fitur aksesibilitas iOS ini dan bagaimana mereka dapat membantu.
