Biaya yang tidak memperhitungkan area bisnis tertentu dihitung sebagai biaya administrasi.
Biaya administrasi adalah biaya yang tidak diperhitungkan dalam area bisnis tertentu, seperti pemasaran atau manufaktur. Penting untuk menganggarkan biaya administrasi secara akurat , karena administrasi bisnis sering kali merupakan jantung dari operasi yang efisien. Untuk menghitung biaya administrasi, penting untuk menyimpan catatan yang baik dan memperhitungkan semua variabel yang mungkin. Dengan catatan yang baik, menghitung pengeluaran semudah menjumlahkan total penerimaan.
Perabotan kantor adalah biaya administrasi yang khas.
Biaya administrasi tetap adalah biaya yang biasanya tidak bervariasi dari bulan ke bulan. Ini mungkin termasuk hal-hal seperti tagihan telepon, gaji , atau pengeluaran asuransi. Meskipun ini dapat berubah secara berkala, seperti dengan mempekerjakan atau kehilangan karyawan, biaya ini umumnya tetap sama dari bulan ke bulan.
Biaya variabel dapat mencakup beberapa pengeluaran setengah tetap, seperti tagihan gas atau listrik. Meskipun ini mungkin sedikit berbeda dari bulan ke bulan, mereka umumnya akan tetap dalam jarak dekat. Untuk menghitung biaya semi- tetap dengan benar , cobalah untuk membuat biaya bulanan rata-rata dengan menjumlahkan biaya satu tahun dan membaginya dengan 12. Ini akan memberi Anda gambaran yang memadai tentang biaya bulanan atau triwulanan.
Pesta liburan mungkin termasuk dalam biaya administrasi.
Kebutuhan pasokan dapat berubah dari waktu ke waktu, menyebabkan variasi dalam biaya administrasi. Perhitungan persediaan dapat mencakup barang-barang seperti kertas, toner, atau persediaan surat, tetapi juga dapat mencakup pembelian yang lebih besar seperti komputer baru, perabot kantor, atau gas untuk kendaraan perusahaan. Pencatatan yang baik sangat penting untuk melacak biaya dan keteraturan pesanan pasokan. Menyimpan file spreadsheet sederhana yang mencantumkan jenis pembelian, tanggal pembelian, dan biaya, akan membantu membuat pengeluaran persediaan mudah dikompilasi.
Banyak perusahaan akan memiliki sejumlah dana administratif untuk tujuan tertentu. Ini mungkin termasuk dana untuk pelatihan atau seminar, pesta liburan, bonus, atau layanan karyawan seperti mesin penjual otomatis. Menetapkan anggaran yang cermat untuk pengeluaran diskresioner dapat membantu menjaga pengeluaran tetap sejalan sambil memberikan peluang terbaik bagi tenaga kerja.
Bisnis terkadang juga memasukkan perlindungan pembayaran yang buruk ke dalam biaya administrasi mereka. Sayangnya, hampir setiap bisnis mendapati dirinya menerima cek palsu atau transaksi penipuan dari waktu ke waktu. Dalam kasus di mana penuntutan tidak praktis atau tidak mungkin, dana pembayaran yang buruk dapat membantu menjaga margin keuntungan agar tidak miring.
Ketika biaya administrasi dihitung secara akurat dan dibandingkan dengan laba, menjadi mudah untuk melihat di mana pemotongan atau perluasan dapat dilakukan. Mengetahui apakah terjangkau untuk mempekerjakan pekerja lain, mencari persediaan yang lebih murah, atau meningkatkan sistem komputer semuanya dapat dipahami secara sekilas dengan memeriksa anggaran dan pengeluaran untuk administrasi. Para ahli merekomendasikan bahwa pelacakan biaya administrasi yang baik harus menjadi tugas harian yang dipantau dan diperiksa secara teratur untuk kemungkinan perbaikan.