Yang Dapat Dilakukan Email IMAP untuk Anda

IMAP adalah kependekan dari “Internet Message Access Protocol”, dan akses pesan internet adalah hal yang memungkinkan Anda untuk melakukannya.

POP dan IMAP, Protokol Akses Email

Saat Anda mengambil pesan email yang diterima di kotak masuk Anda dari server email menggunakan program email (di komputer atau ponsel), server dan program Anda (bertindak sebagai klien), pada masa awal email, menggunakan Protokol Kantor Pos (POP) untuk berkomunikasi.

Mengunduh pesan ke program email adalah apa yang dibagikan IMAP dan POP. Meskipun POP dirancang hanya untuk melakukan itu, IMAP menyediakan banyak fungsi tambahan yang berguna.

POP dan Masalahnya Dengan Banyak Komputer atau Perangkat

Dalam sesi POP biasa, program email Anda akan mengunduh semua pesan yang baru masuk, lalu segera menghapus email tersebut dari server. Prosedur ini menghemat ruang di server dan berfungsi dengan baik, tentu saja, asalkan Anda mengakses email hanya dari satu komputer atau perangkat dan tepat dari satu program email.

Segera setelah Anda mencoba mengerjakan email Anda dari lebih dari satu mesin (desktop di kantor, laptop di rumah, dan telepon, misalnya), email POP menjadi sangat memusingkan untuk dikelola:

  • Email masuk mulai hilang dari semua kecuali salah satu program email Anda
  • Pesan tidak dapat diunduh lagi dengan mudah (sehingga Anda beralih ke meneruskan dan mengalihkan pesan ke diri Anda sendiri),
  • Anda harus membuat ulang aturan di mana saja dan
  • Surat terkirim biasanya hanya tersedia di mesin tempat Anda mengirimnya

Ini hanyalah daftar singkat dari hal-hal yang cenderung serba salah dengan email POP.

Akar Masalah Akses Email POP

Akar dari semua masalah ini terletak pada konsep akses email offline POP.

Pesan email dikirim ke server. Program email mengunduhnya ke komputer Anda dan segera menghapus semua pesan dari server. Ini berarti semuanya lokal untuk mesin dan program email. Di sinilah Anda menghapus, membalas, menyortir, dan mengarsipkan pesan ke folder.

Sekarang, bagaimana IMAP dapat memperbaiki hal ini?

Meskipun IMAP dapat digunakan untuk akses email offline dengan cara yang hampir sama seperti POP, IMAP juga menyediakan pemrosesan email online yang secara otomatis menyinkronkan tindakan di antara program email.

IMAP: Kotak Masuk Email Anda di Cloud

Maksudnya itu apa? Pada dasarnya, Anda beroperasi di kotak surat yang berada di server seolah-olah itu lokal di mesin Anda. Pesan tidak segera diunduh dan dihapus tetapi berada di server dan program email menyimpan salinan lokal hanya untuk ditampilkan.

Di server IMAP, pesan dapat ditandai dengan bendera seperti “dilihat”, “dihapus”, “dijawab”, “ditandai”. (IMAP juga mendukung tanda yang ditentukan pengguna; ini jarang digunakan.)

Akses Tersinkronisasi ke Semua Folder Email

Apa lagi yang Anda lakukan dengan pesan di klien email Anda? Anda akan mengarsipkannya di folder yang berbeda, dan Anda akan mencari folder untuk pesan tertentu. Keduanya dapat dilakukan melalui IMAP langsung di server juga.

Anda dapat mengatur folder email dan mengarsipkan pesan di dalamnya, dan Anda dapat memberi tahu server untuk mencari repositorinya dan mengirimkan hasilnya kepada Anda.

Karena Anda memanipulasi email secara langsung di server, menggunakan banyak komputer untuk mengakses akun email yang sama sangatlah mudah.

Bahkan dimungkinkan untuk membuka akun dan folder yang sama di antarmuka web, misalnya, dan di ponsel Anda secara bersamaan. Tindakan apa pun yang Anda lakukan di satu tempat secara otomatis dicerminkan di server dan kemudian di perangkat lain.

Folder bersama

IMAP juga memungkinkan akses ke kotak surat bersama. Ini adalah cara yang mudah untuk berbagi informasi, atau untuk memastikan email penting (ke kotak surat dukungan, misalnya) ditangani: semua staf dukungan dapat mengakses kotak surat IMAP, dan mereka akan langsung melihat pesan mana yang telah dijawab dan mana yang masih tertunda.

Itulah teorinya. Dalam praktiknya, folder bersama jarang digunakan, dan dukungan terbatas di antara server email dan program.

Contoh Penggunaan IMAP

Bayangkan Jina, yang senang bekerja di dapur menggunakan laptopnya dan di danau dengan iPad, tetapi juga memiliki komputer di tempat kerja.

Ketika dia melihat Inbox IMAP-nya sesaat sebelum meninggalkan kantor, ada email mendesak dari John, pacarnya. Kami tidak tahu apa yang ingin dia ketahui, tetapi cukup penting bagi Jina untuk menandai pesan itu sebagai hal yang penting.

Pulang, Jina sudah lupa tentang pesan John. Berkat rutinitas, dia menyeret komputer portabelnya ke meja dapur, dan memeriksa kotak masuknya. Pesan John ada di sana, tentu saja, menuntut perhatian dengan benderanya yang merah menyala. Jina segera menjawab.

Pesan yang dikirim Jina kembali ke John secara otomatis disimpan di server IMAP di folder “item terkirim”. Keesokan harinya dan di pantai, kotak masuk Jina berisi pesan dari John yang ditandai sebagai “dijawab”, dan balasannya dapat diakses dengan mudah di folder “item terkirim”.