Ketika seorang anak pindah ke sekolah baru, catatan sekolah negerinya biasanya diserahkan ke sekolah baru.
Untuk sebagian besar, hanya pejabat sekolah dan orang tua atau wali anak yang diizinkan untuk mengakses catatan sekolah umum anak. Sebagai orang tua, Anda biasanya memiliki hak untuk meninjau catatan sekolah umum anak Anda. Dalam kebanyakan situasi, Anda harus memberikan persetujuan tertulis agar informasi tersebut diungkapkan kepada orang lain.
Namun, ada pengecualian yang mengizinkan sekolah untuk merilis catatan siswa tanpa izin dari orang tua. Misalnya, jika anak tersebut akan dipindahkan ke sekolah baru, catatan sekolah negerinya dapat dirilis ke sekolah baru tersebut. Catatan sekolah umum seorang siswa juga dapat ditunjukkan kepada administrator sekolah yang memiliki minat akademis atau pejabat pendidikan lainnya untuk digunakan dalam mengaudit atau mengevaluasi sekolah.
Hanya pejabat sekolah dan orang tua anak yang biasanya diizinkan untuk membaca catatan sekolah umum mereka.
Catatan akademik juga dapat diserahkan ke organisasi yang terkait dengan bantuan keuangan untuk siswa. Kelompok yang melakukan studi untuk sekolah atau kelompok yang menentukan akreditasi sekolah mungkin juga memiliki akses sementara ke catatan siswa. Nilai-nilai sekolah juga dapat dibalik ketika mereka dipanggil atau diperintahkan oleh hakim, atau dalam keadaan darurat. Bergantung pada undang-undang setempat, nilai siswa juga dapat diserahkan kepada pejabat pemerintah dalam sistem peradilan anak.
Catatan sekolah hanya dapat ditinjau dengan kehadiran pendidik.
Selain catatan pendidikan, sekolah mungkin mengungkapkan informasi pribadi tentang siswa dengan persetujuan orang tua. Informasi itu meliputi nama siswa, alamat, nomor telepon, tanggal lahir, gelar akademik, dan kehadiran di sekolah. Sekolah umumnya harus memberi tahu orang tua tentang informasi direktori ini dan memberikan waktu kepada orang tua untuk meminta sekolah tidak merilis informasi ini.
Informasi direktori dasar, seperti nama, alamat, dan nomor telepon siswa, mungkin akan diberikan kepada perekrut militer. Orang tua siswa dapat memilih keluar dari pengungkapan. Perekrut militer sering diminta untuk diberikan akses yang sama ke catatan sekolah menengah seperti yang akan diberikan kepada perguruan tinggi atau calon majikan.
Di Amerika Serikat, Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) melindungi privasi catatan pendidikan siswa. Hukum berlaku untuk semua sekolah yang menerima uang dari Departemen Pendidikan AS. Wali siswa mengontrol hak privasi catatan siswa hingga siswa berusia 18 tahun atau menghadiri pendidikan tinggi, saat siswa memperoleh hak privasi.
