Tidak ada aturan etiket email yang keras dan cepat terkait penempatan tanda tangan Anda. Namun, seperti sebagian besar aspek komunikasi, tujuan keseluruhannya adalah untuk menyampaikan pesan Anda dengan jelas dan mudah diingat, tetapi tidak terlalu mencolok—jadi ingatlah panduan berikut ini.
Penempatan Tanda Tangan Email
Penerima email umumnya berharap melihat tanda tangan email Anda tepat di bawah akhir teks Anda. Itu menjadikannya pilihan terbaik untuk pesan baru. Namun, dalam balasan, versi ringkas atau tidak sama sekali adalah pilihan yang baik; lagipula, penerima sudah tahu siapa Anda. Hal ini sangat penting dalam utas panjang dengan banyak peserta, di mana tanda tangan berulang bisa menjadi sulit dan mengganggu.
Opsi Program Email
Preferensi yang Anda atur dalam program email menentukan di mana dan bagaimana tanda tangan Anda akan muncul.
- Jika Anda menyertakan pesan asli menggunakan lekukan dan kutipan selektif , tanda tangan Anda akan muncul di bagian bawah pesan.
- Jika Anda mengutip dengan malas —yaitu, letakkan pesan Anda di atas pesan asli— tanda tangan Anda biasanya akan muncul di antara pesan Anda dan pesan asli yang Anda kutip, tepat di atas baris –Original Message– .
Perbedaan antara lazy quoting dan selective quoting sering kali terletak pada fungsi klien email yang Anda gunakan atau standar profesi Anda. Pengguna Linux, misalnya, sering mengandalkan kutipan selektif, sedangkan Microsoft Outlook secara default menggunakan kutipan malas.
Kesalahan Penempatan Tanda Tangan Email yang Harus Dihindari
Waspadai kesalahan penempatan umum berikut untuk menghindari kebingungan:
- Tanda tangan di atas, balas di baris di bawah : Pembaca dikondisikan untuk tidak melihat jauh melampaui tanda tangan yang mereka temui. Jika program email Anda diatur untuk membubuhkan tanda tangan Anda di atas teks yang dikutip dalam balasan dan penerusan, jangan menulis apa pun ke dalam teks yang dikutip. Kemungkinannya adalah, penerima akan memikirkan balasan kosong Anda—tetapi mungkin tidak cukup lama untuk menemukan jawaban Anda di bagian yang dikutip. Sebagai gantinya, balas di atas tanda tangan, atau pindahkan tanda tangan ke bagian paling bawah.
- Tanda tangan di paling bawah, balas semua di atas : Penerima mungkin tidak pernah melihat tanda tangan atau, jika mereka melihatnya, tanda tangan dapat mengirim mereka mencari teks balasan sebaris yang mungkin mereka lewatkan. Alih-alih, pindahkan tanda tangan ke atas bagian yang dikutip dan di bawah balasan Anda.
Pedoman Tanda Tangan Umum
Ingatlah kiat-kiat ini saat membuat dan menggunakan tanda tangan Anda:
- Tanda tangan email Anda tidak boleh lebih dari empat atau lima baris teks.
- Meskipun tidak umum seperti dulu, banyak tanda tangan email menggunakan pembatas tanda tangan standar.
- Pastikan tanda tangan tidak lebih dari 75 karakter.
- Pikirkan dua kali tentang menyertakan gambar; beberapa program email memperlakukan gambar tersemat sebagai lampiran, bergantung pada program dan cara penerima mengatur preferensi mereka.
