Apa yang dimaksud Manajemen Dokumen

Manajemen dokumen adalah disiplin yang mewakili seperangkat metode, teknologi, dan standar yang mengakses perusahaan yang mengarahkan aliran tulisannya sepanjang siklus hidupnya, baik melalui manual, teknik, atau menggunakan proses teknologi yang memungkinkan untuk mencapai ukuran utilitas, fungsionalitas, dan efisiensi. Dalam hal terakhir ini, prosedur manajemen dokumen dapat menghubungkan informasi yang dilampirkan ke database media lain seperti ERP dengan perpustakaan dan dokumen.

Oleh karena itu, pekerjaan utama dari metode manajemen dokumen adalah pencarian, akumulasi dan pemesanan dokumentasi elektronik atau gambar dokumen kertas. Penting untuk disebutkan bahwa dokumen-dokumen ini, tidak seperti informasi yang dikumpulkan dalam ERP, tidak memiliki klasifikasi konten yang jelas, itulah yang secara teknis disebut informasi tidak terstruktur. Struktur bisnis harus menangani serangkaian informasi jenis ini dalam manajemen harian mereka. Demikian juga, untuk tujuan kegiatan hukum dan internal, sebagian besar waktu jenis dokumen ini bersifat wajib. Tujuan vital dari manajemen dokumen adalah untuk mensistematisasikan penggunaan jenis informasi ini sejauh mungkin. Di sisi lain, kegiatan ini dicirikan dengan sangat tua seperti menulis, karena muncul karena kebutuhan untuk “mendokumentasikan” atau menetapkan tindakan administrasi dan transaksi komersial dan peraturan secara tertulis untuk membuktikan fakta. Jenis dokumen ini terus menerus dibentuk di atas lempengan tanah liat, perkamen, kertas dan lembaran papirus, misinya menjadi semakin kompleks seiring dengan bertambahnya ukuran koleksi dokumenter.

Di sisi lain, teknik manajemen dokumen harus menyediakan sarana keamanan, kapasitas, penyimpanan, pengindeksan, dan pemulihan. Dokumen harus selalu tersedia saat dibutuhkan dengan sederhana dan cepat. Mengenai keamanan, ada dua kegunaan utama dari sistem manajemen dokumen: membatasi akses ke file hanya untuk orang yang terakreditasi dan sertifikasi integritas dokumen, mencegah kerusakan atau kehilangan. Mengenai pengindeksan, hanya perlu untuk menunjukkan bahwa dokumen harus dapat ditebus hanya oleh pengguna, baik dengan kategori, teknik folder atau melalui penelitian melalui teks, sehingga waktu yang digunakan seminimal mungkin dalam jenis pekerjaan ini.

Tujuan Manajemen Dokumen.

Memeriksa dan mengatur tindakan spesifik yang mempengaruhi penerimaan, penetapan,
akses, lokasi, dan perlindungan dokumen.

Mendukung kerja baik organisasi dan kinerja legislasi.

Simpan dan lindungi dokumentasi yang dibuat dengan cara yang efisien.

Manajemen dokumen memegang peranan penting dalam citra dan efektifitas organisasi, berikut beberapa alasannya:

Menciptakan siklus hidup arsip dan memfasilitasi kehilangannya dengan cara yang aman dan bersertifikat.

Ini membentuk bantuan antara badan-badan lain dari entitas untuk layanan manajemen dokumen yang optimal.

Mencegah waktu yang terbuang untuk memperbaiki file.

Ini mengakses pengamatan akses dan keamanan informasi dokumentasi, dan tidak memungkinkan pihak ketiga untuk memiliki akses ke konten.

Hindari kehilangan file, karena semua dokumentasi disusun dan didaftarkan dalam satu sistem.

Adalah penting bahwa orang-orang yang melaksanakan tugas dalam manajemen dokumen memiliki kapasitas yang terdefinisi dengan baik untuk kompetensi ini. Juga penting bahwa mereka mengetahui dan menangani kosakata yang dimasukkan ke dalam dokumentasi (klasifikasi. Topik, subjek, indeks, antara lain). Demikian pula, orang tersebut harus memiliki pengetahuan penuh tentang distribusi dokumen di dalam arsip, baik yang terkomputerisasi atau manual, serta manual yang diperlukan untuk melanjutkan pendaftaran dokumentasi.