Penggabungan surat adalah alat Microsoft Word yang memungkinkan Anda dengan mudah memodifikasi satu bagian dokumen dengan elemen data unik.
Bagaimana Mail Merge Bekerja
Penggabungan surat berfungsi dengan menautkan database ke dokumen Anda. Basis data berisi elemen unik (Sue, Jack, Peggy, dll.) Dan dokumennya adalah surat, faktur, kumpulan label, atau file lain Anda.
Penggabungan surat menghemat waktu dan tenaga Anda karena ini mengotomatiskan proses memasukkan satu bagian data unik ke dalam dokumen. Misalnya, Anda ingin menulis surat liburan dan mengirimkannya ke 20 orang. Anda dapat menulis surat dan membuat gabungan surat untuk mencetaknya dengan 20 salam yang berbeda (Dear Sue, Dear Jack, Dear Peggy, dll.).
Cara Membuat Surat Gabungan Surat di Word
Penggunaan Mail Merge
Anda dapat menggunakan gabungan surat untuk membuat semua jenis dokumen cetak, serta dokumen elektronik. Berikut adalah beberapa contoh jenis dokumen:
- Katalog
- Persediaan
- Faktur
- Label
- Amplop
- Dan, tentu saja, surat
Selain menghemat waktu Anda, gabungan surat dapat meningkatkan efektivitas dokumen yang Anda buat. Misalnya, dengan menyesuaikan huruf dengan nama tertentu atau elemen lain, Anda menghadirkan citra pribadi yang dipoles.
Anatomi Mail Merge
Seperti disebutkan di atas, gabungan surat terdiri dari dua bagian utama: dokumen dan sumber data atau database. Word menyederhanakan pekerjaan Anda dengan memungkinkan Anda menggunakan aplikasi Office lainnya seperti Excel atau Outlook sebagai sumber data.
Jika Anda memiliki rangkaian Office lengkap, mudah dan nyaman untuk menggunakan salah satu aplikasi tersebut sebagai sumber data Anda. Misalnya, Anda bisa menggunakan kontak yang sudah Anda masukkan ke Outlook, sehingga Anda tidak perlu repot memasukkannya kembali ke Word. Spreadsheet Excel yang ada memberi Anda fleksibilitas yang lebih besar dengan data Anda.
Jika Anda hanya memiliki Word, Anda masih dapat menggunakan fitur gabungan surat. Word memiliki kemampuan untuk membuat sumber datanya sendiri yang dapat disesuaikan sepenuhnya.
Menyiapkan Gabungan Surat
Penggabungan surat mungkin tampak rumit dan rumit. Namun, Word menyederhanakan penyetelan untuk penggunaan umum dengan panduan yang memandu Anda melalui proses menautkan dokumen ke database.
Umumnya, Anda dapat menyelesaikan seluruh proses dalam waktu kurang dari 10 langkah, termasuk menemukan dan memperbaiki kesalahan. Itu lebih sedikit daripada menyiapkan dokumen Anda secara manual dan dengan lebih sedikit waktu dan kerumitan.
