Analisis kesenjangan mencakup gambaran tentang situasi perusahaan saat ini, dan apa yang ingin dicapai perusahaan di masa yang akan datang.
Analisis kesenjangan bisnis dapat digunakan untuk membantu mencapai tujuan tertentu. Analisis ini mencakup gambaran keadaan perusahaan saat ini, dan apa yang ingin dicapai perusahaan di masa yang akan datang. Perbedaan antara kedua item ini adalah kesenjangan. Analisis tersebut mencakup langkah-langkah tindakan spesifik yang harus diselesaikan perusahaan untuk menutup celah ini dan mencapai tujuannya.
Misalnya, Perusahaan X adalah distributor boneka teratas di negara bagian New York. Perusahaan X ingin menjadi distributor boneka teratas di seluruh Amerika Serikat. Perusahaan X menyelesaikan analisis yang menggambarkan bagaimana ia menjadi distributor boneka New York teratas. Ini akan mencakup tinjauan umum dari setiap aspek bisnis yang berkontribusi pada kesuksesan Perusahaan X, termasuk pemasaran, akuntansi, teknologi informasi , manajemen, dan departemen lainnya.
Perusahaan X kemudian akan menguraikan keuntungan mencapai tujuannya menjadi distributor teratas di negara ini. Tujuan harus spesifik dan terukur. Dalam hal ini, Perusahaan X akan menjadi distributor boneka nasional teratas dalam tiga tahun. Perusahaan X kemudian akan mempelajari apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan ini. Hasil analisis Perusahaan X akan berupa rencana lengkap, atau dokumen analisis kesenjangan, yang mencakup informasi tentang bagaimana menjadi distributor boneka nasional teratas.
Analisis dapat mencakup tinjauan dokumen bisnis, file dan informasi keuangan, serta wawancara dengan anggota staf di berbagai departemen. Setelah semua informasi dikumpulkan, laporan analisis kesenjangan dibuat. Dokumen ini biasanya mencakup pendahuluan yang menyatakan tujuan analisis dan metode yang digunakan untuk menyelesaikan studi.
Pendahuluan biasanya diikuti dengan ringkasan situasi saat ini, tujuan yang ingin dicapai perusahaan, dan rencana terperinci untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana ini akan mencakup langkah-langkah tindakan terperinci untuk setiap area bisnis, jadwal untuk menyelesaikan setiap langkah, dan anggaran yang menguraikan berapa biaya rencana tersebut. Lampiran dokumen yang mendukung klaim atau statistik dalam dokumen akhir juga dapat disertakan.
Langkah selanjutnya adalah manajemen menyetujui rencana aksi dan anggaran. Jika disetujui, rencana itu akan dijalankan. Pelacakan setiap langkah diperlukan untuk memastikan bahwa rencana tetap sesuai jadwal dan sesuai anggaran. Jika berhasil, perusahaan akan mencapai tujuan yang dinyatakan dalam laporan analisis kesenjangan.
Bisnis dapat menggunakan analisis kesenjangan untuk mencapai tujuan di seluruh perusahaan, atau untuk departemen atau area tertentu. Misalnya, perusahaan yang ingin menurunkan biaya overhead dapat menyelesaikan analisis kesenjangan keuangan. Atau perusahaan yang ingin memperluas distribusi produknya dapat membuat analisis pemasaran. Analisis kesenjangan dapat membantu bisnis tetap kompetitif dan membantu mengukur potensi profitabilitas suatu tujuan. Ini dapat membantu manajemen dan staf untuk memahami, dan antusias tentang, rencana yang diuraikan dalam analisis.