Saat menggunakan PowerPoint atau software presentasi lainnya untuk presentasi teknis, perhatian utama Anda adalah:
- Seberapa teknis seharusnya presentasi ini?
- Bisakah saya membuat informasi ini jelas dan ringkas?
Presentasi teknis adalah jenis presentasi yang paling sulit dibuat. Audiens Anda mungkin termasuk orang-orang yang sangat terampil serta mereka yang tidak terbiasa dengan konsep atau terminologi. Anda perlu menangani kedua gaya belajar tersebut. Analisis audiens adalah keterampilan yang penting dan harus menjadi salah satu item pertama dalam daftar periksa presentasi Anda.
Dos
- Pertahankan konsistensi font dalam gaya dan ukuran di seluruh presentasi.
- Gunakan font umum yang tersedia di setiap komputer, seperti Arial, Times New Roman, atau Calibri. Dengan cara ini, tidak akan ada kejutan jika komputer yang digunakan untuk presentasi tidak menginstal font yang tidak biasa yang Anda pilih, dan karena itu mengganti font lain.
- Sertakan foto dan grafik yang relevan seperti bagan atau diagram sederhana. Pertimbangkan apakah audiens dapat memahami informasi yang disajikan atau jika Anda perlu menyederhanakan bagan/diagram agar lebih jelas.
- Pastikan grafik berkualitas baik sehingga informasi mudah diuraikan di bagian belakang ruangan.
- Buatlah label pada bagan yang cukup besar untuk dibaca dari jauh.
- Gunakan kontras tinggi pada slide Anda. Pertimbangkan untuk membuat presentasi yang sama dalam dua format — satu presentasi dengan teks gelap dengan latar belakang terang, dan yang kedua, duplikat presentasi menggunakan teks terang dengan latar belakang gelap. Dengan cara ini, Anda siap untuk menampilkan ruangan yang sangat gelap atau ruangan yang sangat terang dan dapat memilih presentasi yang sesuai.
- Pertahankan jumlah slide seminimal mungkin. Sajikan hanya apa yang diperlukan dan jangan membanjiri audiens dengan terlalu banyak informasi. Informasi teknis cukup sulit untuk dicerna.
- Berikan waktu untuk periode pertanyaan di akhir presentasi Anda.
- Ketahui segalanya tentang topik Anda sehingga Anda siap menghadapi pertanyaan apa pun yang muncul, meskipun pertanyaan itu tidak tercakup dalam materi yang Anda sajikan.
- Siapkan handout terperinci untuk dibagikan setelah presentasi. Hal ini memungkinkan audiens untuk kemudian merenungkan presentasi dan informasi siap untuk tindak lanjut yang diperlukan.
Larangan
- Jangan membingungkan audiens dengan slide yang tidak teratur sehingga tujuan presentasi tidak jelas.
- Jangan membanjiri audiens Anda dengan slide yang sibuk. Pikirkan klise lama itu – “kurang lebih.”
- Jangan gunakan gambar kecil atau teks kecil di slide Anda. Pikirkan tentang orang-orang di belakang ruangan.
- Jangan gunakan font jenis skrip. Mereka terkenal sulit dibaca pada saat-saat terbaik, apalagi di layar.
- Jangan gunakan lebih dari tiga atau empat poin terkait pada setiap slide.
- Jangan gunakan latar belakang yang mewah. Mungkin cantik atau bahkan sesuai topik, tetapi teksnya akan sulit dibaca. Pertahankan latar belakang yang halus untuk informasi tersebut.
- Jangan menambahkan gambar demi dekorasi. Pastikan ada hal yang ingin disampaikan dan informasi tersebut jelas bagi pemirsa.
- Jangan gunakan suara atau animasi kecuali untuk menekankan suatu poin. Meski begitu, itu berisiko karena dapat mengurangi fokus utama presentasi.
- Jangan gunakan akronim kecuali semua anggota audiens sudah mengenalnya.
- Jangan sertakan lebih dari empat atau lima item pada bagan. Meskipun bagan Excel dapat dibuat untuk menampilkan detail yang luar biasa, tayangan slide bukanlah tempat untuk informasi ini. Tetap berpegang pada fakta-fakta penting saja.
